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Aufbewahrungspflicht der Dokumente

Aufbewahrungspflicht der Dokumente

Welche Dokumente wie lange aufbewahren?

Wichtige Dokumente wie Jahresabschluss oder Steuererklärungen stapeln sich in Bundesordnern und füllen meterweise Hängeregister.

Welche Dokumente wie lange archiviert werden müssen und dabei beachtet werden muss.

Im Handelsregister angemeldete Firmen sind nach Artikel 957 OR verpflichtet, die Bücher ordnungsgemäss aufzubewahren. Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Quittungen und Geschäftskorrespondenz müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden (Artikel 962 OR). Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.

Die richtige Aufbewahrungsform

Nur die Betriebsrechnung und die Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet im Original aufzubewahren. Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorres- pondenz können auch in elektronischer Form oder auf vergleichbare Weise aufbewahrt werden. Ein Gericht oder eine Behörde kann die Herausgabe (Edition) der Geschäfts- Unterlagen in jeder Form verlangen, das heisst in Papierform oder auf elektronischen Datenträgern samt dem Hilfsmittel, mit dem sie lesbar gemacht werden. Jeder Buch- Führungspflichtige muss also prüfen, welche Informationen zu archivieren sind.

Anforderungen bei elektronischer Datensicherung

Bei der elektronischen Archivierung müssen die langfristige Sicherung und die Datenintegrität während der gesetzlichen Fristen gewährleistet werden. Dies gilt nicht nur für die Daten selbst, sondern auch für die vorhandenen Speichermedien, die ver- wendeten Applikationen, die erforderliche Infrastruktur, die vollständige Datenmigration sowie das notwendige Wissen zur Bedienung. Die technologische Entwicklung schreitet rasant voran, deshalb sollten KMU vor dem Entscheid für eine elektronische Archivierung Kosten und Nutzen abwägen und die Lebensdauer sowie die Reproduzierbarkeit, wie auch die Übertragbarkeit der Daten evaluieren.

Mehrwertsteuer

Die Aufbewahrungsfrist von Mehrwertsteuerbelegen richtet sich nach der Verjährungsfrist der betreffenden Steuerforderung. MWST-Forderungen verjähren nach fünf Jahren, bei einem Stillstand oder einer Unterbrechung spätestens nach zehn Jahren. Die mit Immo- bilien zusammenhängenden Geschäftsunterlagen sind indessen während 20 Jahren aufzubewahren, in Spezialfällen sogar bis zu 25 Jahren. Ferner müssen für die Geltend- machung der Einfuhrsteuern beziehungsweise für die Befreiung von der Ausfuhrsteuer die betreffenden Zolldokumente im Original vorhanden sein. Die elektronische Archivierung ist in diesem Fall nicht zulässig. Es empfiehlt sich, die Belege im Zusammenhang mit Immobilien aufgrund der längeren Aufbewahrungsfristen im Vorhinein separat zu archivieren.

ABR

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